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L'art de bien organiser : le mode pompier
Attaquons nous au bien connu : mode pompier. Tu sais ce moment où il n’y a que des urgences à éteindre, qu’il faut courir partout et qu’il n’y a plus aucune anticipation. Tout est déjà passé de l‘étincelle au feu, mais les journées ne font toujours que 24h.
Alors comment avancer ? Par quoi commencer ?
Tu trouveras dans cette newsletter une première approche pour apercevoir la sortie du tunnel.
La paralysie du trop plein : qu’est ce que c’est ?
Il y en a trop à faire pour une journée, tu ne sais plus ce qui doit passer avant. Et le temps de te poser cette question de priorité, il y a 2 mails supplémentaires qui sont arrivés dans ta boite mail.
Alors tu restes figé, et tu ne sais plus par quel bout prendre le problème.
Cette situation s’explique bien avec une analogie avec la paralysie caractéristique chez les TDAH (Trouble de l’attention avec sous sans hyperactivité).
Pas mal d’articles parlent de ce sujet, si tu souhaites en lire un peu plus, en voici quelque-uns :
C’est une situation qui pourrait tout autant être valable avec des loisirs. Face à la multitude d’options de loisirs qui nous plaisent, il peut y avoir la paralysie de choisir le loisir que l’on souhaite faire à un instant t. Et finalement, on se retrouve à scroller pendant des heures sur le canapé, sans en retirer du plaisir.
Si on résume, c’est la sur-réflexion qui empêche de passer à l’action. Et cela est cumulé à la peur de faire le mauvais choix et de ses conséquences.
En entreprise, c’est la même chose. On se dit : “Je doit répondre à cet email, il date déjà d’une semaine. J’ai aussi ce rapport à finir. Je dois compléter l’appel d’offre avant l’envoi de demain. Où en est ce projet, il faut que je relance les équipes ? …”.
Et face à cette montagne de sujets, on ne sait plus lequel choisir.
Ou pire, on les commence tous en parallèle.
L’illusion d’avancer un peu tous les sujets.
Face à une surcharge de travail, tu te dis aussi peut être que tu vas en faire un peu de chaque tâche. Tout est prioritaire, donc il faut avancer sur tous les sujets.
Sauf qu’avec cette méthode, tu n’en fini jamais un seul. Tu as donc ouvert 30 onglets en parallèle dans ton cerveau, et maintenant il rame.
Logique, la charge mentale à absorber est bien trop conséquente.
Et tu n’as pas non plus eu la dopamine suite à la réussite d’un projet.
Conclusion, tu es épuisé. Et pourtant, la liste de tes tâches est toujours à faire.
À ce moment, il est important de s’arrêter.
Reculer pour mieux sauter.
On prend un stylo & une feuille, une tablette, une page Notion, …, quelque chose pour noter.
Et on liste tous les sujets dans notre tête. Tout ce que l’on met dans la case “je dois le faire prochainement”. L’échelle peut être de quelques jours, une semaine, un mois, 6 mois, en fonction de l’enjeu.
Une fois que la liste est terminée, on ajoute une vraie échéance, si elle existe.
Une vraie échéance c’est une contrainte contractuelle du sujet, pas la contrainte qu’on voudrait se donner soi. Quels sont les engagements réels sur chaque sujet. Par exemple : je me suis engagé à livrer cette réponse d’appel d’offre dans 2 semaines.
Si l’on n’a pas d’échéance vraie, cela peut être une conséquence si l’on ne le réalise pas. Par exemple : je n’ai pas d’échéance particulière/contractuelle pour aller chercher un nouveau prospect, par contre, si je ne le fais pas, je n’ai plus assez de trésorerie dans 3 mois. Donc je fixe une échéance réaliste qui me laisse le temps après le premier contact d’effectivement signer un projet et d’encaisser une première facture (exemple : pour mes clients types, il faut 2 mois avant lancement, donc mon échéance prospect est dans 1 mois).
Et il est enfin le temps de prioriser.
Mettre des numéros sur chaque sujet.
La priorité est donnée par les échéances réelles, l’importance d’un client, ta santé mentale, etc..
Petit tips : Si tu as besoin de quelques quick win, et que tu as de la place avec les échéances réelles, tu peux mettre des petites actions “faciles” en priorité élevée, avant les gros travaux de fond. Attention cependant, à ne pas laisser les sujets difficiles de côté et à se concentrer uniquement sur ce qui est facile pour nous.
C’est possible, mais pas forcément nécessaire, d’ajouter une date estimée (cohérente) de réalisation, une fois l’ordre établi. Pour se donner un rythme.
Une fois que la liste est ordonnée, le choix est ferme et définitif. On ne réfléchit plus de nouveau.
L’avantage de cette pause : il n’y a plus qu’à dérouler tranquillement les sujets.
Oui, il peut toujours y avoir des perturbations, c’est pour ça qu’il est important de se fixer des limites atteignables et cohérentes avec le quotidien. Mais tout sujet ne doit pas (et ne peut pas légitimement) venir impacter les priorités de nouveau.
Mais il faut le voir comme le rangement d’une chambre, mais dans sa tête. Une fois que tout est bien rangé, c’est plus facile de circuler.
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