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L’art de bien organiser : le goulot d'étranglement
On est vendredi, 18h, les collaborateurs sont partis en week-end, sauf toi. Il te reste encore une quinzaine de mails à traiter, 2 présentations à valider, et un devis à signer.
Si tu ne le fais pas avant lundi, tu vas bloquer tes collaborateurs dès leur retour.
Et toutes les semaines c’est le même scénario. Tu dois valider, distribuer les tâches, répondre aux questions, assister aux réunions, prendre toutes les décisions.
Tu es un maillon nécessaire dans toutes les chaînes de production : commerce, réalisation, pilotage… Tes collaborateurs passeront forcément par toi à un moment, et auront besoin de la réponse pour continuer à l’étape suivante.
Sauf que 30 personnes qui dépendent d’une seule, ça ne passe pas. À moins de faire des journées de 6h à 23h, 7j/7.
Tu es devenu le goulot d’étranglement de ton entreprise.
Un goulot d’étranglement dans sa définition la plus simple est : une étape du processus qui reçoit davantage de travail qu’elle n’est capable d’en traiter à sa capacité maximale. Cette surcharge ralentit l’ensemble du flux de production et génère des retards.
Le goulot se repère par : une accumulation de stock en amont, aucune accumulation en aval, et un temps de cycle plus long que la cadence imposée par la demande client.
Pourquoi ton équipe ne sait pas se débrouiller sans toi ?
Tu te demandes pourquoi on vient encore te poser cette question, pourquoi on te demande encore de valider. Pourquoi ils n’en sont pas capables en autonomie ?
Ou simplement tu te demandes comment tu as pu devenir à ce point indispensable et ne plus pouvoir partir en vacances sereinement.
Pour ça, il faut retourner quelques années en arrière, quand tu as eu cette idée brillante de monter ton entreprise.
La vision était là, c’était simple. Vous avez tout construit de toute pièce.
Puis il a fallu recruter, parce que l’effectif actuel ne suffisait plus. Puis encore. Et encore.
Et maintenant, vous êtes 30, 50.
Sauf que la seule personne qui connait tout cet historique, c’est toi. Et ce n’est disponible nulle part ailleurs que dans ta tête.
Tu es devenu l’Encarta de ton entreprise, le Wikipedia du fonctionnement de ton business (dans quelques années on dira peut être que tu es le ChatGPT de ton entreprise, allez savoir..)
Alors lorsqu’un collaborateur a une question, il demande à Wikipedia. Facile, logique.
Et c’est à partir de là que ça commence à coincer. C’est devenu le réflexe de tout le monde. On ne se pose même plus la question de savoir si c’est noté quelque part, si quelqu’un d’autre a la réponse ou si c’est le process, c’est le mode par défaut que de passer par toi.
Pour toi aussi c’est plus simple et rapide de répondre directement, plutôt que de les guider ailleurs. Et la rapidité c’est primordial pour toi qui manque de temps.
Sortir de l’impasse
Tu t’es reconnu, et tu te dis que tu ne vois pas comment t’en sortir puisque c’est le fonctionnement depuis toujours. C’est ancré, c’est normal, tu es un maillon central du process.
Mais ce n’est pas normal. Tu n’as pas besoin d’être omniprésent pour que ton entreprise avance. Tu as besoin de porter la vision.
La première voie de la sortie, c’est la documentation. Sortir le savoir de ta tête pour ne plus être le seul à le détenir.
L’objectif n’est pas d’en profiter pour détecter les failles et de les améliorer directement, mais de faire l’état des lieux de ce qui existe et pourquoi. Documenter l’existant avant de l’améliorer. Sinon, tu vas mélanger 2 tâches et risquer de n’en finir aucune des deux. Même si c’est tentant, “tant qu’on est sur le sujet”.
Tu peux choisir de le faire tout seul, de te faire aider par ton équipe ou bien par quelqu’un d’extérieur. C’est à toi de choisir en fonction de ce qui est le plus simple pour toi.
Pour éviter de te noyer dans la masse de travail, découpe des domaines fonctionnels ou des services de ton entreprise. Choisis en priorité les domaines où tu as le plus de sollicitations ou alors là où il y a le plus de mouvement de collaborateurs (poste tournant, recrutement intensif…).
Ce que je te conseille, c’est que tu notes d’abord toutes les idées en vrac, comme elles te viennent. Ne pas être immédiatement structuré mais exhaustif. Dans un second temps, prends le temps d’ordonner toutes ces idées pour que ce soit lisible pour chacun de tes collaborateurs.
Tu peux aussi choisir de faire des vidéos explicatives. L’important sur les vidéos sera de bien découper les sujets. Difficile de consulter une documentation faite uniquement de vidéos de 2h.
L’élément crucial de cette documentation c’est qu’elle soie lisible par tes collaborateurs. Lisible cela veut dire compréhensible, on comprend tous les concepts ou process décrits dedans, et ordonnée efficacement pour une recherche effective, je ne mets pas 10 minutes à chercher mon information.
Tu peux le faire relire par un ou 2 de tes collaborateurs pour valider que le document est clair, avant de le diffuser dans l’entreprise.
Une documentation mal conçue, c’est une documentation oubliée et abandonnée par tes collaborateurs.
Retour au point de départ, coup d’épée dans l’eau. Et on veut l’éviter.
Une documentation bien conçue et mise à jour, c’est des interruptions perpétuelles en moins, un onboarding simplifié, et des responsabilités clarifiées.
Une autre voie vers la sortie est le mindset. Le tien, mais aussi celui de ton équipe.
Tu utilises ton cerveau pour résoudre des problèmes que tes équipes pourraient et devraient résoudre elles-mêmes. Une règle change tout : personne ne vient te voir avec un problème sans avoir au moins une proposition dans la poche.
Ces 2 approches demandent du temps, j’en suis consciente. Mais en procédant par étape, c’est aussi énormément de temps que tu vas pouvoir te dégager.
Échangeons sur vos enjeux de croissance
Vous l’avez vu : structuration, pilotage, équipes… Chaque défi de croissance a sa solution.
Et vous n’avez pas à les relever seul.
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