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L’art de bien organiser : comment monter dans le train de l’IA
Petites parenthèses avant d’attaquer le sujet en profondeur :
- l’IA avance très (trop) vite. Ne pas réussir à suivre ses avancées est normal. C’est un job à temps plein que de faire cette veille pour une entreprise (lire, tester, mettre en place..).
- l’IA peut faire peur, parce qu’elle sait déjà faire beaucoup de choses, alors qui sait si elle ne te remplacera pas dans 2 ans ? Non, elle exécute très bien, mais ne remplacera pas les émotions humaines.
- une étude Salesforce en 2023 a montré que plus d’un quart des employés utilisaient l’IA sans cadre validé par leur entreprise, sachant que l’usage de l’IA a largement augmenté depuis, on peut supposer que ce chiffre également.
L’IA tu connais, tu as même essayé pour toi, à titre perso. Tu as fait des “recherches Google améliorée”. C’est puissant, certes, ça fait gagner un peu de temps, mais n’empêche pas une vérification sourcée ensuite.
Puis tu as rangé ça dans un coin. Peut être que tu l’utilises encore dans ton quotidien personnel, mais dans le boulot, pas d’intérêt particulier.
Mais tu entends quand même beaucoup de business se transformer grâce à l’IA, et tu te poses pas mal de questions. Pourquoi pas nous ? Qu’est ce qu’ils en font ? Mis à part les devs, je ne vois pas qui pourrait être concerné.
Et je suis d’accord, quand on reste en surface avec l’utilisation d’un chatGPT par exemple, difficile d’imaginer des applications utiles dans le business (on est tous passés par là).
Pourquoi ça ne prend pas ?
Je reviens sur la statistique de tout à l’heure : plus d’un quart des salariés utilise l’IA sans cadre fixé par son employeur.
Sans cadre.
Cela représente un risque vis à vis des données qui pourraient être diffusées. L’Europe encadre notamment les usages de l’IA avec l’IA Act. En gros, chaque utilisation de l’IA est caractérisée en fonction de son niveau de risques, ce qui détermine par exemple un interdit ou une obligation d’information. Tu peux creuser le sujet sur le site officiel.
Sans cadre.
Sans structure, sans process (et oui, on cherche tout de même comment mieux organiser avec cette newsletter, il faut bien retourner à nos moutons !)
Quel process pourrait être automatisé quand les process ne sont pas clairs ? pas définis ? Sur quelles bases / données pourraient s’appuyer l’IA si tout est dans ta tête ? (petit écho au mois dernier, si tu veux (re)lire c’est par ici).
Si l’IA ne sait pas qui tu es, comment tu (ou l’entreprise) travailles, alors elle te répond comme monsieur tout le monde.
Et monsieur tout le monde tu n’es pas, ni ne cherche à être. (Yoda approuverai cette phrase)
Comment on mets les bases pour l’IA ?
Avant de se lancer à corps perdu dans un outil (parce que c’est un outil et non pas de la magie ou un nouveau collaborateur), il faut déjà déterminer les différents cas d’usage qui peuvent se prêter à son utilisation. Et comment bien paramétrer cet outil pour les différents cas d’usage.
L’IA n’est “rien d’autre” d’un exécutant très rapide. Et comme tout prestataire, il faut le briefer au départ. Plus le brief est complet, mieux la prestation sera.
Je passe les étapes de rangement, de processisation. On suppose partir d’une base rangée, avec de la donnée disponible et à jour.
A partir de ces processus (le contexte), on va venir identifier ce qui est récurent, qui répond à un template précis. Par exemple : mettre en forme la réponse d’un appel d’offre en suivant le template de présentation habituel.
La réflexion est assez similaire à celle que tu as pu faire sur la délégation (la newsletter 2, si tu n’avais pas pu la lire).
Ensuite il va falloir tester. Apprivoiser l’outil, mettre en place et ajuster.
Si le besoin est d’intégrer l’IA à grande échelle dans l’entreprise, il est intéressant de désigner un porteur de projet. S’il n’est pas forcément celui qui va mettre en place directement, il va pouvoir sponsoriser le projet, suivre son avancement et propager aux différents pôles de l’entreprise.
Au début, les mises en place de l’IA pourront être un peu gadget. Sympa, pratique, mais pas transcendent. C’est normal, cela permet de se mettre dans le bain, de comprendre les mécanismes de l’IA, sa puissance et ses limites.
Mais cette ouverture d’esprit va permettre d’ouvrir les vannes de la créativité. Et chaque nouvelle mise en place ira toujours plus loin dans l’automatisation.
C’est une situation qui pourrait tout autant être valable avec des loisirs. Face à la multitude d’options de loisirs qui nous plaisent, il peut y avoir la paralysie de choisir le loisir que l’on souhaite faire à un instant t. Et finalement, on se retrouve à scroller pendant des heures sur le canapé, sans en retirer du plaisir.
Si on résume, c’est la sur-réflexion qui empêche de passer à l’action. Et cela est cumulé à la peur de faire le mauvais choix et de ses conséquences.
En entreprise, c’est la même chose. On se dit : “Je doit répondre à cet email, il date déjà d’une semaine. J’ai aussi ce rapport à finir. Je dois compléter l’appel d’offre avant l’envoi de demain. Où en est ce projet, il faut que je relance les équipes ? …”.
Et face à cette montagne de sujets, on ne sait plus lequel choisir.
Ou pire, on les commence tous en parallèle.
L’illusion d’avancer un peu tous les sujets.
Face à une surcharge de travail, tu te dis aussi peut être que tu vas en faire un peu de chaque tâche. Tout est prioritaire, donc il faut avancer sur tous les sujets.
Sauf qu’avec cette méthode, tu n’en fini jamais un seul. Tu as donc ouvert 30 onglets en parallèle dans ton cerveau, et maintenant il rame.
Logique, la charge mentale à absorber est bien trop conséquente.
Et tu n’as pas non plus eu la dopamine suite à la réussite d’un projet.
Conclusion, tu es épuisé. Et pourtant, la liste de tes tâches est toujours à faire.
Petits disclaimers importants :
- Il faut garder la cohérence avec le métier. L’outil reste au service du métier et ne vient pas juste cocher une case dans les tendances du marché.
- Bien que l’IA permette à un profil non technique de mettre en place une application web, cela nous ajoute du travail qui ne nous est pas propre, et c’est par ce biais que vient le risque du burn-out de l’IA.
Quelques exemples de mise en place
Voici quelques exemples d’outils qu’il est possible de mettre en place. Ces exemples sont basés sur ma propre expérience et mes propres besoins, ils sont ou non réplicables par rapport à tes besoins ou ceux de ton entreprise.
Rédaction de contenu : j’ai un outil qui me permet de rédiger mes posts Linkedin à partir de mes idées. Je lui donne une base d’idée et il se base sur mon style (notamment via une palette de post rédigés à la main en amont) pour décliner le post.
Temps gagné estimé : 1 à 2h par semaine
Je suis encore en test, mais j’ai poussé le bébé un peu plus loin grâce à Canva pour qu’il génère le carousel ou le visuel associé. L’IA se base sur mes templates graphiques préétablis.
Complétion de mon CRM : à partir d’un nom prénom et d’une entreprise, mon agent vient compléter les différents champs de mon CRM à partir de recherche internet et au besoin sur le profil Linkedin. Je lui indique le contexte de la rencontre / de l’échange pour qu’il complète avec les bons éléments.
Temps gagné estimé : 10 à 30 min par prospect
Publication de contenu : je rédige mon contenu dans Notion, mais je dois ensuite programmer les différents posts dans Linkedin. J’ai mis en place une automatisation qui vient chercher le bon visuel associé sur tous les posts dont la rédaction est terminée (pourquoi pas dans la foulée de la rédaction ? parce que je relis toujours ce que l’IA rédige). Et qui vient ensuite programmer les posts aux bonnes dates.
Temps gagné estimé : 5 à 10 min par post (pas forcément très long, mais très redondant et sans AUCUNE valeur ajoutée de ma part)
Veille : celui là est encore en cours de construction, mais il me permet de récolter des news régulière sur les réglementations sur l’IA, les nouveautés dans l’IA, dans la tech et les besoins en COO des entreprises
Temps gagné estimé : 0…mais maintenant je ferais ma veille !
Transcription des visios : j’utilise pour ma part Notion pour les transcriptions et les résumés. Je continue de prendre des notes sur les quelques éléments qui me viennent à l’esprit, mais cela me permet de me décharger une grosse partie et de me concentrer sur mon interlocuteur. Cela me permet aussi retrouver au besoin des formulations marquantes exactes qui ont pu être prononcées.
D’autres outils existe comme Noota ou l’intégration native de Gemini dans Google Workspace par exemple.
Cela est aussi très utile pour “parler à soi-même” et laisser l’IA sortir les éléments essentiels de notre réflexion. Laisser la créativité partir dans tous les sens et utiliser l’IA pour recadrer / ranger les idées.
Temps gagné estimé : cela vient plutôt combler un manque de précision sur de la prise de note manuelle en réunion.
Cette newsletter en revanche, est rédigée à 100% de mes mains (et le restera), parce qu’elle est la source de créativité qui vient alimenter le reste ! Je laisse divaguer mon cerveau plus naturellement sur des formats longs, contrairement au format post Linkedin qui avaient tendance à me contraindre. (Crois-moi, tu as une version raccourcie et relue, malgré la longueur de ce que tu lis)
Ce qu’il faut retenir
S’il ne fallait retenir que quelques points clés de cette newsletter, ce serait ces points :
- prendre le train de l’IA c’est bien, avec des vrais besoins métier c’est mieux
- sans structure, l’IA ne fait qu’amplifier le chaos (un petit post Linkedin qui ne vient pas de moi pour illustrer
- pour automatiser un process, il faut un process clair au départ (et documenté, et pour ça tu as la précédente édition)
Et en conclusion, oui l’IA c’est un gros morceau, qui évolue très très vite et qui peut faire peur.
Mais une fois bien apprivoisé il peut permettre de beaux gains de temps, tout en gardant ton authenticité !
Échangeons sur vos enjeux de croissance
Vous l’avez vu : structuration, pilotage, équipes… Chaque défi de croissance a sa solution.
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